Effektiv saksbehandling i Kystverkets rekrutteringsprosess

Søkerlister og arkivering forsinket saksbehandlingen

For Kystverket var flaskehalsen produksjon av søkerlister.

- Til utvalgte stillinger kan vi ha over 100 søkere. Å lage gode søkerlister ut av en slik mengde data er en tidkrevende jobb, forteller seksjonssjef Arve Garshol i Kystdirektoratet.

Forsinkelsene dette førte til var ingen positiv opplevelse for søkere som ofte måtte vente flere måneder på svar.

- Vi har ikke gjort noen formell undersøkelse, forteller Garshol, men vi vet at mange som har søkt hos oss flere ganger, og som først har fått jobb ved senere forsøk, har irritert seg over at det tok svært lang tid før de fikk vite at de ikke fikk jobben. Ut i fra dette var vi bekymret for at vårt renomé som seriøs arbeidsgiver kunne stå i fare.

Det var ikke bare produksjon av søkerlister og arkivering som krevde ressurser. Journalføring, utsendelse av svarbrev og andre administrative oppgaver utgjorde en betydelig belastning. Garshol så det derfor som en prioritet å få automatisert disse prosessene.

Fra manuelle flaskehalser til digital totalflyt

Muligheten til å ta tak i problemet bød seg da Software Innovation i sammenheng med en leveranse av sak/arkiv-løsningen Public 360 kunne tilby totalflyt fra søknad til arkivering i rekrutteringsprosessen gjennom integrasjon med WebCruiter som rekrutteringsmodul.

- Vi så at dette ville gjøre det mulig å få ned saksbehandlingstiden på tilsettingssaker, få bedre tilsettingsprosesser, bedret arbeidsflyt og å få frigjort ressurser til andre formål, forteller Garshol.

Etter en grundig vurdering av WebCruiter´s løsning i forhold til andre løsninger i markedet, valgte Garshol å følge Software Innovations anbefaling.

Administrative besparelser og frigjorte ressurser

I dag er han overbevist at automatiseringen av søkerlisteproduksjon – alene – forsvarte investeringen. Dette basert kun på ressursfrigjøring.
- Det å skrive søkerlister er historie, og vi har tatt ut en stor gevinst ved å få frigjort ressurser både i direktoratet sentralt og i distriktskontorene, som pleide å gjøre dette manuelt, forteller han.

Sømløs integrasjon med arkiv førte også til store besparelser med tanke på ressursbruk.

- Målsetningen var totalflyt, sier Garshol, fra søknad til arkiv med et minimum av manuelle rutiner.

- Jeg tror at når søkeren får respons umiddelbart etter at søknaden er sendt, og søknaden blir behandlet innen en fastsatt dato, vil det føre til at søkeren opplever oss som en seriøs aktør.

- De får tidlig beskjed, sier Garshol, og utfordringen da er å holde det man lover. Det klarer vi nå.

Med rask og profesjonell oppfølging av kandidater fremstår Kystverket i dag slik de ønsker.

Velegnet for offentlig sektor

Høy kompetanse på det rekrutteringsfaglige, spesielt relatert til det offentliges behov, er årsaken til at Garshol gjerne anbefaler WebCruiter.

- I det offentlige stilles det krav til en ryddig prosess som følger visse regler og lovverk. Offentlighetsloven er viktig i den sammenheng, og tjenestemannsloven, samt de enkelte etaters egne reglementer, som må være godkjente og etterleves.

Jeg oppfatter WebCruiter som en organisasjon med god kunnskap om offentlige regelverk, noe som også er reflektert i deres teknologiske løsning.

- Jeg kan anbefale WebCruiter til andre offentlige virksomheter – både deres løsning og som organisasjon, avslutter Garshol.