Ny standard med SLA for rekrutteringsfunksjonen hos Statsbygg
Da HR-rådgiver i Statsbygg Ola Melby ble rekruttert til Statsbygg hadde virksomheten allerede ambisjoner om en intern rekrutteringsfunksjon som var like god som de beste eksterne leverandørene.
- Toppledelsen har to uttalte hovedmål, forteller Melby; å drive effektivt, og å levere det som skal leveres. Dette gjelder også for rekrutteringsfunksjonen.
For å støtte målsetningen om en konkurransedyktig intern rekrutteringsfunksjon har Statsbygg valgt å ta i bruk en Service Level Agreement (SLA).
Som byggherre for den nye operaen i Oslo stilte Statsbygg de strengeste krav til eksterne leverandører. For interne leverandører er situasjonen den samme.
Forpliktende standarder med SLA
- En SLA er en forpliktende avtale mellom rekrutteringsfunksjonen og funksjonens interne kunder, forklarer Melby. SLAen er et svært effektivt ledelsesverktøy for virksomhetsinterne funksjoner fordi det forplikter mot eksterne partner og slik ansvarliggjør med tanke på etterlevelse av standarder.
- Begrepet SLA har sitt historiske utsprang i IT- og Teleindustrien, men det er et konsept som har vist seg å være velegnet i sammenhengen kvalitetsledelse for prosessbaserte leveranser generelt.
- For å drive effektivt er det nødvendig å måle hva man gjør. I HR-sammenheng er det ofte vanskelig å måle i kroner og øre, og det er derfor nødvendig å ta i bruk andre måltall. En SLA støtter effektivt måling av variabler som tid og kvantitet.
- Det er i denne sammenhengen en SLA er hensiktsmessig. Ved å definere standarder og forplikte til etterlevelse er det mulig for en intern funksjon å benchmarke interne prosesser mot de beste i markedet generelt.
Med bakgrunn i et av Norges ledende rekrutteringsmiljøer kunne Melby bidra til presis benchmarking mot beste praksis.
- Solid intern kompetanse og WebCruiters teknologi gjorde at vi følte oss gode nok til å etterstrebe de høyeste standarder for profesjonalitet og kvalitet.
Tydelig kommunikasjon om arbeidsflyt og arbeidsdeling
- I Statsbygg har vi definert 7 delprosesser som vi måler oss på, hvor vi har forpliktet oss overfor våre interne kunder. Tidsrammer er sentrale i sammenhengen, forteller han.
- Tidsrammene omhandler for eksempel forventet tid fra mottak av annonse til publisering på internett, tid fra mottak av førsteutkast innstilling til kvalitetssikring, tid fra innstilling oversendt tilsettingsråd til utsendelse av tilbudsbrev, med mer.
- Det er viktig å kommunisere hva våre interne kunder kan forvente, mener Melby. De enkle tallmålene som er satt opp, kommuniseres aktivt til mellomlederne slik at de kan se hva som er akseptable rammer for en leveranse. Slik avklarer vi forventninger svært tidlig.
- Videre representerer en SLA en mulighet til god arbeidsfordeling. Vi har to forskjellige servicenivåer hvor mellomlederen i forskjellig grad er ansvarlig for deler av prosessen. Slik bidrar SLAen også til å ansvarliggjøre mellomlederen der det er relevant.
- Det er viktig at arbeidsfordelingen er tindrende klar.
Støtte for SLA i WebCruiters rapportsenter
Melby mener WebCruiters rapportsenter vil gjøre det mulig å jobbe stadig mer effektivt med SLA.
- I rapportsenteret er det mulig å bruke avanserte rapportfiltre for å analysere så forskjellige ting som hvor ansatte kandidater kommer fra som å måle antall prosesser per rådgiver, forklarer Melby.
- Etter hvert ønsker vi også å ta analysere prosessflyt gjennom rapportsenteret, forteller han.
- Rapportsenteret er logisk oppbygd, og er så enkelt at man ikke går seg vill selv om det er mulig å lage svært avanserte rapporter, mener han.
- Etter kurs i det nye rapportsenteret har vi fått øynene opp for de mange tilgjengelige standardrapportene. Sertifiseringskurset for rapportsentermodulen inspirerer, og vi ser mange nye muligheter med tanke på spesialtilpassede rapporter for vår SLA avtale, sier Melby.
Fra administrativt system til analyseverktøy
- Rapportsenteret løfter WebCruiter fra administrativt system til analyseverktøy – og det er viktig for oss, konkluderer Melby.